[摘 要]“雙高”建設對高職院校國際化工作提出了新要求，其中外國留學生檔案管理是留學生教育管理的重要部分，提升外國留學生檔案管理水準對外國留學生教育工作有重要作用。文章通過分析外國留學生檔案的特點及內容，揭示了目前高職院校外國留學生檔案管理的現狀，提出了從制度建設、協調分工、統一標準、推進檔案管理數字化的角度進行改進提升的建議。

[關鍵詞]“雙高”建設 高職院校 外國留學生 檔案管理

基金項目：本文系楊凌職業技術學院2019年人文社科類研究基金項目“互聯網時代高校檔案管理信息服務策略研究”（項目編號：GJ19126）。

2019年12月18日，教育部與財政部公布了中國特色高水平高職學校和專業建設計劃建設單位名單，陜西省共有包括楊凌職業技術學院在內的6所高職院校成功入選中國特色高水平高職學校建設單位。在《教育部財政部關于實施中國特色高水平高職學校和專業建設計劃的意見》中，提升高職院校國際化水平是“雙高”建設的重要部分, 而外國留學生教育是國際化發展的一項重要任務。因此，楊凌職業技術學院制訂了擴大招收“一帶一路”沿線國家外國留學生的建設目標，計劃結合學院地域優勢及專業優勢，培養更多國際化技術技能人才參與“一帶一路”建設，促進中外人文交流。為了更好地提升外國留學生教育質量，高職院校必須進一步提升留學生教育服務與管理水平，而留學生的檔案管理就是提升留學生教育及管理質量的關鍵一環, 對于推進留學生培養工作的可持續性發展具有重要意義。由于高職院校的留學生工作總體上處于起步階段，所以在檔案方面缺乏完善的規章制度，實踐中不斷出現需要解決的問題。現在“雙高”建設已經啟動，必須盡快形成一套行之有效的檔案管理方法，以促進高職院校外國留學生工作的順利發展。

外國留學生檔案的特點及內容

外國留學生的來源復雜，人才培養方案多樣，管理方式特殊，所以外國留學生檔案需要獨立歸檔。高職院校的外國留學生一般分為兩類：學歷留學生及非學歷留學生，學業正常結束后分別取得大專畢業證書和結業證書。所以外國留學生檔案從類別上可分為學籍檔案、課堂教學與實踐檔案、活動檔案、重大醫療事件及突發事件檔案、校友檔案等。從時間上分為入學前檔案、在校期間檔案、畢業或結業后檔案。

1.學籍檔案

留學生學籍檔案包括非學歷進修生學籍檔案和學歷留學生學籍檔案兩類。非學歷進修生學籍檔案歸檔范圍一般為:外國留學人員來華簽證申請表（JW202）、入學申請書、在讀證明或高中畢業證、在校成績單或高中成績單、護照復印件、通知書、居留許可復印件、日常管理記錄、體檢記錄、保險記錄、成績單、漢語水平考試 (HSK) 成績單、中英結業證書、推薦信、轉學記錄、畢業去向表、聯系方式等。

學歷留學生學籍檔案歸檔范圍比非學歷進修生學籍檔案歸檔范圍大,除了非學歷進修生學籍檔案所包括的內容之外,還包括人才培養方案、在校獎懲情況、各類協議證書復印件、學籍變更檔案、實習鑒定表、畢業論文設計、畢業證書等。

2.課堂教學與實踐檔案

歸檔范圍有語言證書、各專業的人才培養計劃、教學計劃、教學大綱、教材使用計劃；任課教師一覽表、課表、考試安排表、教材選用審批表、考試試題及答案、典型教案、重要備課筆記、聽課記錄、實習計劃、實習大綱、實習總結、優秀畢業論文等。

3.活動檔案

歸檔范圍有在校期間的活動資料，例如節慶活動、志愿活動、比賽記錄、交流座談等文字、照片、視頻資料等。

4.重大醫療事件及突發事件檔案

歸檔范圍包括醫療事件記錄、突發事件全程記錄。醫療記錄須包括掛號、門診、處方、手術同意書以及后續處理記錄等文字、圖片、視頻、官方文件等檔案。突發事件資料須包括事件起因、事發時的監控錄像和視頻、在場人員的口供、事后的處理方法和結果等檔案。

5.校友檔案

歸檔范圍包括外國留學生的去向信息、就業單位、聯系方式、工作業績、榮譽等，這部分檔案需要校友會定期更新維護。

“雙高”建設下高職院校外國留學生檔案的重要價值

1.有利于提高外國留學生的教學服務和管理質量

外國留學教學工作的特殊性在于外國留學生的文化、國籍、教育背景會對教學工作產生極大影響。以楊陵職業技術學院為例，2019屆留學生國籍均為柬埔寨籍，由于柬埔寨的高中畢業證頒發時間為10月，所以第一年的教學計劃就必須進行全面調整。目前，高職院校外國留學生的工作起步不久，因此留學生的教學工作一直在根據實際情況不斷調整、完善，在兩到三屆外國留學生畢業之后，才能最終建立起合理的教學規章制度。而留學生檔案中關于文化國籍背景、語言水平、風俗習慣、專業選擇、轉學、退學等信息能為分班、專業設置、人才培養方案制訂、教學計劃制訂提供重要依據，推動留學生教學服務和管理。

2.有利于推動外國留學生管理工作的深入發展

外國留學生管理工作按過程包括招生宣傳、在校管理及校友聯絡。由于目前大部分外國留學生的入學意向為大學，且國家對高職和大學的入學標準規定并未進行區別。所以，外國留學生招生工作是高職院校的工作難點。對外國留學生檔案資料的統計和分析有助于制訂正確的招生政策。例如，對留學生國籍、生源地、專業選擇、就業等情況進行分析，可判斷不同國家學生的留學目的，專業選擇偏好，可據此適當調整招生政策，拓展留學生招生市場，提高入學率。另外，根據學生的生活及教學檔案，可以總結出不同國家、文化、種族、宗教背景的留學生特點，制訂合理的管理手段及措施，定期培訓相關管理人員，防止產生不必要的矛盾和沖突，保證管理工作的順利進行。

3.有利于促進國際合作項目的多元發展

通過對留學生檔案數據的統計分析，高職院校可適時開發相關國際合作項目。例如，如果某國籍留學生數量已經形成規模，學校可尋找生源地國家知名大學合作，開發2+X升本/碩項目，借此吸引更多生源地學生報考。另外，可尋找生源國家的企業共同開發校企合作訂單班，給留學生提供在原籍國實習、就業的機會。

4.有利于提升高職院校的國際影響力

留學生就是“民間大使”。學院可通過建立校友檔案，追蹤留學生畢業后去向，維持與畢業生的聯絡。如果某國籍校友數量較大，還可建立分支國家校友會，加強畢業生對學校的感情。在母校的不斷關懷下，畢業生會自發地宣傳母校，從而提升學校的國際影響力。

“雙高”建設下高職院校外國留學生檔案管理的現狀

1.忽視外國留學生檔案的特殊性

外國留學生檔案的特殊性在于，首先，外國留學生的來源復雜，人才培養方案多樣，管理方式特殊，所以檔案需要獨立歸檔保存。其次，不同于中國學生，外國留學生畢業后只會帶走畢業證，其他個人檔案仍存放在學校。第三，外國留學生工作屬于涉外事務，留學生所有資料都必須謹慎歸檔、留存備查，尤其是醫療記錄、涉案情況、突發事件等檔案。第四，留學生檔案涉及多個語種，歸檔需要雙語標注。這些特殊性對檔案管理產生了一系列影響，一是檔案數量激增，且新型檔案不斷，需要不斷改進立卷歸檔規則。二是檔案查閱與利用頻率非常高，需要制訂嚴格的檔案系統錄入規則，注意雙語標注，同時應及時優化檔案系統檢索功能。三是需制訂特殊的保密、保管期限。

2.檔案來源部門分散，缺乏統一的管理

外國留學生從招生、入學、考試、畢業、學習層次、學制等各方面與中國學生都有很大不同，所以留學生的教學及管理單位經常涉及多個行政及教學部門；另外，留學生穩定性較差，隨時可能休學、轉學、退學，因此較中國學生會更頻繁地產生檔案資料。然而，目前高職院校缺乏統一管理機制，導致了很多問題的產生。在制度方面，沒有將外國留學生檔案單獨歸檔，沒有形成統一的歸檔制度；流程方面，在檔案收集階段，檔案室沒有明確收集規則和立卷制度，上交的資料價值難辨。在檔案整理階段，各部門只是按照原有規則移交檔案，這導致留學生檔案最終分散在各部門的各類檔案資料中。最終給后期的檔案查閱、編纂、再利用等帶來很大困難。

3.檔案利用率低，影響外國留學生管理工作

目前的后期利用主要有下面一些情況：（1）個人查閱使用；（2）數據上報及統計使用；（3）編研使用；（4）招生宣傳使用；（5）校友資料查閱及補充。這些檔案利用行為都是外國留學生工作的日常部分。然而，高職院校的留學生檔案利用率非常低。當某部門有檔案使用需求時，仍以聯絡相關部門翻查其部門留存資料為主要方式，很少去檔案室進行查閱。

“雙高”建設下高職院校外國留學生檔案管理建議

1.提高認識，健全制度

留學生檔案管理是留學生管理的一部分，對促進學校發展既有現實意義，又有歷史意義。高職院校應在思想觀念，認識上進行改變，及時更新管理理念，針對留學生管理的特殊性，出臺相應的規章制度，明確檔案管理人員的職責，以便管理過程中有章可循，協同配合確保檔案管理制度的順利執行。

2.協調分工，加強培訓

高職院校檔案室作為檔案信息的保管部門，應統籌規劃，協調指導外國留學生檔案來源部門的分工合作。由于各部門承擔著收集整理和上報的職責，對外國留學生檔案質量起著決定性作用，所以檔案室應該對各部門檔案人員進行細致指導，并進行定期培訓，提升其檔案意識和工作水平。另外，外國留學生工作的主管部門一般為外事處，所以檔案部門在制訂檔案管理規定及培訓部門檔案人員時，可以參考外事部門的意見。

3.制訂統一的標準和規范

為了滿足高職院校檔案管理工作的發展需求，必須制訂一套標準的針對外國留學生檔案管理的制度，如采集標準、整理標準、歸檔標準、保管標準等，用標準化要求進一步健全管理體制和完善管理規范。涉及相關工作的各部門檔案管理員可以參考相應的檔案規范和標準，以便能做好每一步的管理工作，只有這樣，才能真正意義上地解決外國留學生檔案管理中存在的問題，檔案的管理質量問題才能得以把控，檔案管理才能更好地為師生、學校服務。

4.推進檔案管理數字化，提高檔案利用率

利用信息技術實現檔案資源共享、信息管理網絡系統，提高應用水平和工作效率是檔案管理的必然趨勢。目前我國有兩個官方外國留學生管理平臺：（1）來華留學生學籍學歷管理平臺。（2）全國來華留學信息管理平臺。這兩個系統涵蓋了來華留學工作中招生、教學、生活服務和管理、留華畢業生工作等四個基礎環節，具備學籍管理、日常管理、教育質量評估、留學生數據庫、留華畢業生檔案、留學生數據統計等功能。高職院校在智慧校園建設中，可參考該平臺，規劃建設符合本校需求的外國留學生檔案數據庫或者平臺，將涉及外國留學生教育工作的部門納入進來，通過設置不同的上傳、下載、查閱權限，實現對外國留學生檔案信息的全過程利用和管理，提高外國留學生檔案信息的完整度、使用率和利用價值。

結 語

以楊凌職業技術學院為代表的“雙高”建設單位作為高職院校的先鋒隊伍，應善于在自我建設中不斷發現問題和解決問題，增強外國留學生檔案管理的意識，建設高水平的外國留學生檔案管理制度，為其他高職院校提供可以借鑒的經驗，從而更好地推動高職院校外國留學生教育事業的順利發展。

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作者單位：楊凌職業技術學院