傳統的音樂圖書館館藏資料都是紙質的圖書、期刊雜志、學術文獻、樂譜或者磁帶、錄像帶、DVD、VCD、CD等。所謂音樂數據庫多以音視頻資源為主，同時為了服務師生的教學和學習，相關的學術文獻和樂譜也是重要的組成部分。首先根據單個庫的性質進行資料收集并分類，比如西方歌劇數據庫，一般分為以下幾個大的欄目：樂譜、音頻、視頻、研究文獻等。在每一個大的欄目下面又可以按作曲家、風格或者國別分出許多子欄目，這些欄目的設置也就成為資料分類的根據。下來重要的步驟就是將收集的資料數據化，紙質資料可以通過掃描轉換成圖片文件，音視頻可以用一些電腦軟件轉換成MP3、MP4、FLV等適合的音視頻文件。將這些資料轉換成數據文件后，再經過必要的編輯、剪輯就可在數據庫管理后臺根據欄目分類進行傳輸。資料收集與傳輸需要具備一定的音樂學理論知識，而且能夠熟練操作使用計算機和相關軟件，這就需要專門的圖書館管理人員來完成，并且在工作中不斷學習和總結經驗，以完善相關知識和技術。