科學技術迅猛發展的今天，計算機技術的高速發展以及廣泛普及和應用給高職院校行政管理、教育教學工作帶來很多方便。畢業生電子檔案便是計算機技術發展的產物，它不僅使得畢業生檔案管理發展為電子化方式，方便學生、學校、用人單位的快速查詢、保存，同時也實現了遠程佐證。傳統的高職院校畢業生紙質檔案主要包括：高校畢業生登記表、學生成績單、學生實習鑒定表、體檢表、獎懲資料、高中畢業登記表、黨（團）材料、高校招生報名表、志愿表等資料。這些都是高職院校畢業生檔案里最原始的一手資料，基本屬于手工填寫，學校僅此一份，一旦遺失或損壞將對學生就業和學校教育教學管理工作帶來諸多不便。因此，畢業生檔案管理電子化就要從源頭做起，檔案管理人員應從學生入學就開始著手學生個人資料的收集、鑒定、整理及電子化錄入，利用掃描設備等高科技方法實現畢業生檔案管理電子化，以保障畢業生檔案資料的真實性、完整性、永久性。此外，畢業生電子檔案同時具有方便存儲、快捷利用的優越性，主要體現在以下兩個方面：