【摘 要】文章立足我國全面深化教育改革，著力構建現代職業教育體系的時代大背景，剖析高職院校學生檔案管理現狀和問題，提出在就業自主多項選擇的新形勢下，學生檔案工作要樹立市場導向、以人為本、服務學生、服務就業的管理理念，加強制度化、規范化、精細化、信息化建設，與時俱進，改革創新，為提升高校學生教育管理水平作好應有貢獻。【關鍵詞】高職院校 學生檔案 檔案管理工作

2014年6月，全國職業教育工作會議的召開，對現代職業教育體系建設作出了頂層設計，成為助推職業教育再認識、再改革、再發展的強勁動力。作為學校管理不可缺失的學生檔案管理，如何盡快適應這一新情況尤為關鍵，這就要求我們要緊跟發展需要，科學分析問題，樹立以人為本的育人理念，用改革的辦法和創新的思維，大力推進高校學生檔案工作同步發展。

高職院校學生檔案管理工作基本情況

1.機制和隊伍狀況

目前，高職院校學生檔案管理最普遍的形式是劃歸學生處集中管理，由專人主管，各分院配合做好學生在校期間綜合表現、獎懲情況、參加社會實踐等檔案材料的提供以及學生檔案的移交、發放工作。有些學校劃歸教務處或招就處分管，其形式和前者基本形同。只有極個別學院將其納入學院檔案管理范疇，建有專門的檔案館，配備先進的設施和專業管理隊伍。

2.歸檔內容和管理手段

高校學生檔案包含兩部分，一是高中以前的原始檔案，由中學負責建檔并封裝。二是在高校期間的綜合表現和評價。以楊凌職業技術學院為例，主要包括學生二三學年的綜合素質測評表、學生成績登記冊、畢業生登記表、畢業生分配就業報到證存根、體檢表、學生獎勵評優表、違紀處分表以及黨團組織材料等。目前大多數院校的建檔手段依然以人工為主，分為平時建檔和新生入學、學生畢業前集中建檔。畢業生檔案由分院下發學生自行攜帶或由分院統一郵寄轉交，遺留檔案交回學生檔案管理部門，造冊登記，封存保管。

高職院校學生檔案管理存在的問題

1.各級人員的思想認識不到位

一是學校層面普遍對檔案工作的認識和定位不高，沒有足夠重視；二是大多數畢業生對檔案持無所謂的態度；三是一些用人單位沒有正規的檔案流轉和管理機制，對學生檔案托管制度不夠完善。

2.學生檔案管理機制不順暢

高校學生檔案管理至今尚未形成統一規范的管理機制和考核標準，許多學校只顧擴大規模，無暇顧及學生檔案管理，既沒有專門的庫房、存儲設施、基本的人員配備，更沒有具體的管理制度和機制，導致學生檔案歸存無規律，內容不完整，流轉程序不規范。

3.精細化程度不夠

目前大多數高校學生檔案依舊以紙質檔案為主，管理手段僅限于手工操作，管理模式、技術手段都滯后于信息時代。管理人員的工作量很大，效率不高，特別是每年畢業生離校前，檔案的集中轉遞時間緊，歸檔環節多，工作繁重繁瑣，很難確保精準化、精細化的效果。

4.積壓和丟失現象嚴重

隨著人才流動、學生就業等條件和環境的不斷寬松以及一些單位對人事政審工作的不重視，致使部分學生對自己的檔案不聞不問、轉入轉出不及時，甚至個人保管時間過長，私自打開和丟失現象日趨嚴重，有好多學生直到需要政審、調資、職稱晉升等時，才來學校查找補辦，給學校檔案管理工作和學生個人都帶來了極大不便。

加強學生檔案管理的對策

1.提高認識，更新管理理念

學生檔案是學生在不同階段在校期間的學習、生活、思想政治表現所形成的原始記錄，具有法律憑證作用。我們必須通過學習和宣傳檔案制度，提高廣大師生的思想認識，確立學生檔案在學校工作的重要地位；要堅持以人為本，服務學生的管理理念，增強工作人員的責任心和事業心；要以市場為導向，加強檔案管理方法和措施創新。

2.建立健全管理制度，規范和完善檔案管理程序

依據《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》等有關檔案管理的制度法規，修訂完善檔案收繳、移交、查閱、補辦以及積壓檔案管理制度和細則；根據學生檔案歸檔程序、歸檔內容、標準、渠道和時間，編制簡明扼要的工作流程；加強對檔案分類、著錄、編目和標引分門別類、規范存放方面的日常管理，將學生檔案管理納入學校檔案統一管理，按照檔案理念和標準實行規范管理。

3.重視隊伍建設，加強對學生檔案精細化管理

要建立一支政治素質硬、業務能力強、熱愛檔案事業，熱心為學生服務的專、兼職管理隊伍；要定期開展業務培訓、專題講座、專題研討會等活動，加強人員業務能力培養；要鼓勵檔案管理人員踴躍探索研究檔案管理方法，總結經驗，凝練成果；要關心工作人員成長，同步提高工作待遇，鼓勵其不斷晉升技術職稱。

4.適應發展需求，加快檔案信息化建設

要主動適應檔案信息的數字化和檔案利用的網絡化的發展趨勢，按照發展需要和檔案建設標準，加強軟硬件基本條件建設；加強檔案管理人員信息化收集、歸檔、轉送、借閱等管理水平和能力的培養；改進服務方式，引進或購置檔案管理工作官方軟件，加強開發和利用，加強與學校其他數字平臺的對接，實現共享資源。

現代職業教育改革與發展對高職學生檔案管理提出的新要求

全國職教會議召開以來，各省市無論是在出臺構建中、高、本、專業學位研究生學歷上升通道的人才培養立交橋政策，還是致力于高考招考制度的改革，都更加突出地強調了學生平時表現、思想道德、個人特長、參與社會活動以及掌握職業技能等方面的綜合評價，對于學生成長過程中的動態表現要求有一個客觀、全面、準確的記錄，而能夠承擔這一關鍵性任務的重要載體必然是學生檔案，因此，加快高校學生檔案管理改革已是勢在必行，積極探索切實可行的高效率、高質量、高水平的檔案管理方法、機制和模式將會受到所有高校的普遍重視，高職院校的檔案管理工作也會迎來一個難得的發展機遇。