按照ISO9000族質量管理體系的理論要求，管理體系必須“文件化” [5]。整個體系中所涉及的規定、程序、標準等都必須有書面規定，做到每項工作都有文件作為指導。相關文件主要包括四類：質量手冊，即學校的指導性文件，包括辦學方針、機構設置、崗位職責等；程序性文件，即各職能部門為落實質量要求而規定的具體工作程序細則，以便對質量體系要求的各項活動都能連續有效地控制；操作性文件是程序性文件的支撐性文件，是各項教學活動的運行準則或執行標準，是具體的工作規范、實施方案、管理規定等；記錄性文件用來記錄具體操作的執行情況。