【摘 要】本文首先論述了地方高校教學秘書工作的重要性，作為學校管理系統的樞紐，教學秘書扮演著多重角色，既是執行者、服務者，又是協調者，教學秘書工作的效率和質量直接關系到學校教學管理的成敗。其次，分析了教學秘書的主要職責，最后就如何做好本職工作，提了五點改進意見，以期促進教學管理工作。【關鍵詞】地方高校 教學秘書 教學管理

教學秘書工作的重要性

教學秘書是高校教學管理工作中的主要執行者，是地方高校二級管理體系中的重要成員。教學秘書工作的好壞，直接影響到高校教學管理質量。

1.教學秘書是高校管理制度的實施者和執行者，代表學校扮演管理者的角色。隨著教育部本科評估工作的開展，目前各地方高校大都形成了比較完善的教學管理體系，有教學管理制度，包括學生學籍管理規定，學分制管理辦法，學位授予實施細則；教學質量保障和反饋制度，主要有考試管理、教學督導、教學反饋、學生申訴等制度。教學秘書是這些制度的實施者，認真履行好職責，貫徹學校的教學管理制度，是規范教學管理，確保教學秩序順利進行，提高教學質量的前提。

2.教學秘書是服務教學主管部門、二級院系師生的一線工作人員。教學秘書是連接高校內部教學主管部門和二級院系的橋梁，也是連接院系管理層、教研室和具體教學科研人員的主要紐帶，更是聯系學生，反饋教學質量的重要渠道。

3.教學秘書是二級院系教學管理和教學資源的主要協調者。教學秘書承擔著編排教學計劃的任務，必定會涉及大量的協調工作，涉及到教室，師資和教材的調配。

教學秘書的工作職責

《高等學校教學管理要點》指出，“系（院）可設教學秘書和教務員，在教學系主任（院長）領導下，處理日常教學行政工作并從事教學狀態、質量信息的經常性調查了解工作。”可見，教學秘書主要從事日常管理和信息報送。隨著5年一次的教育評估的展開，教學狀態收集和報送已成為一項重要的工作，教學秘書必須提供準確的一手資料，方便教學管理和決策。

教學秘書工作具體可劃分為：①按照教學計劃排課。②征訂教材；③實習和畢業論文（設計）管理；④各種信息匯總和上報；⑤教學檔案管理，主要有學籍、考試、論文、實習檔案，上級文件，教師業務檔案等。

加強和改進教學秘書工作的策略

1.樹立“以教學為中心”理念，加強服務意識

教學秘書必須面對諸多事務性工作，頭緒較為復雜。（寇金香，2005,144）教學秘書要承擔教學研究，參與日常教學活動，檢查各門課程的講授情況；組織第二課堂和考試，教學實習，畢業論文（實踐）等工作。他們要聽從領導的工作調遣，還要解決教師和學生反映的問題，因此，必須具備高度的責任感和良好的心態，主動熱情地為教師和學生服務，保證各項工作順利完成。教學秘書的工作態度是教學服務的窗口，他們應自覺主動維護服務教學的良好形象，當好為全院系師生服務的“公仆”。

2.不斷提高個人處理教學事務的能力

面對紛繁的工作，教學秘書提高個人工作效率，有效地從事務性工作中擺脫出來，兼顧其他職責。教學秘書要提高文字表達、語言表達、組織調度和協調溝通的能力。教學秘書在工作中會遇到大量通知，報告，總結等文字材料工作，這就要求他們提高自己的應用文寫作能力。同時，在排課、考試安排、學籍管理等工作中，需要和教師學生進行大量的口頭交流，簡明、清晰的語言組織能力會大大提高工作效率，消除溝通障礙。教學秘書還要善于組織協調各種活動，既要體現政策的原則性，又要針對具體情況靈活處理，使各方面溝通順暢，協調運作。此外，教學秘書必須精通辦公軟件，熟悉學校各部門的管理軟件系統，比如教學管理軟件，科研管理軟件和畢業論文管理系統軟件。

3.加強教學管理理論學習，提高管理水平

高校教學秘書作為院系領導的助手和參謀，不能滿足于做好事務性工作，應該注意理論的學習和應用，提升自己的管理能力。教學秘書大都非教學管理專業出身，需要補充這方面的知識，應該認真學習高等教育學、教育心理學，熟悉教育政策法規。

教學秘書還應該學習管理學理論，比如環節控制理論，混沌理論。環節控制理論強調計劃，強調對重復發生性事件實行標準化和規范化管理。根據環節控制理論分析，教學秘書的工作可以分為課程安排、教學質量、考試管理、教材建設和管理、學籍管理、教學檔案等環節。應用環節控制理論管理教學，可以減輕教學院長工作量，也有利于明確教學崗位職責，提高管理效率。（項金枝，2005）

陽寧東等人（2006）認為可以將混沌理論應用于高校管理中，高校教學管理系統是一個復雜的自反饋混沌系統。混沌理論對教學秘書工作也有很大啟發。從系統學的視角看，教學秘書作為教學樞紐中心，“可以更加容易發現并修正系統輸入偏差，從而盡可能減少系統輸出的偏差，甚至可以加強收斂性吸引引子的作用，遏制或者阻止奇異吸引引子發揮作用，從而保證教學管理系統的平衡性。”

4.重視檔案建設和管理工作

雖然二級院系檔案信息對日常教學監控，教學改革和學校決策都有重要意義，但實際上，檔案管理存在不少問題，有管理層不重視，硬件環境差，信息化程度低等問題。從實踐中看，由于教學檔案較為細致，許多材料未能及時收集，往往等到學校要求報送材料是才開始收集。二級院系也存在管理體系不細致，粗線條管理問題，不能明確規定入檔材料的范圍。

在檔案建設上，應該根據檔案分類，明確歸檔范圍，建立詳細的綱目，及時詳盡地收集教學資料。教學檔案可以分為行政管理資料、教學管理資料、學生管理資料、考試材料和教師業務檔案。（荀立波，2008）教學秘書應定期收集和完善檔案。另外，根據學校和系級教學管理現代信息化的升級，創造性地開展電子檔案建設，提高工作效率。

5.努力提高教學和科研能力，促進教研和管理的良性互動

首先，教學秘書要研究高校教學管理規律，要善于發現新情況，思考新問題，提出解決辦法。要充分利用第一手教學信息，探索教學管理規律，進行理論研究和教學管理實踐探索，形成科研成果。地方性院校在培養目標的制定上都瞄準應用型合格大學生的培養。教學秘書應主動參與，協助院系主任和任課教師，努力探索這方面的教育改革。

其次，教學秘書必須重視提高自身專業的教學和科研能力。通過參與教學管理工作，教學秘書的組織能力和創新能力都會得到提高，同時，他們掌握著學校一手的教學科研資訊，他們應明白科研對教師職業發展的益處，教學秘書要利用這一優勢，積極參與到教學改革和科研工作中來。

教學秘書參與教學和科研，一方面，可以幫助他們熟悉教學現狀和科研管理程序，有利于改善他們的教學科研管理工作。另一方面，由于工作性質的不同，一線教學管理人員很容易被教師忽視（仇占宏2007），工作也會受到低估。通過參與教學和科研，可以加強與教師科研隊伍的交流，促進相互理解。

結束語

隨著地方高校辦學規模的擴大，教學管理隊伍隨之壯大。然而，教學管理隊伍存在諸多問題，隊伍不穩定，待遇差，職業發展方向不明確等，也引起了管理層和研究者的注意。其實，教學秘書崗位比之普通教師崗位，有著更多挑戰，也有一定的優勢。教學秘書既要做到耐心服務教學，也要做到協助管理教學，既是普通教師，也是基層管理者，他們熟悉學校的管理政策，也掌握著一手的教學管理信息。教學秘書要看到這一崗位的優勢，在工作中做到熱情服務師生，提高個人素質，創新管理，積極參與教改和科研，就會實現個人的多重價值，為學校發展作出更多貢獻。

參考文獻：

[1]寇金香.淺談高校系教學秘書工作[J].中南民族大學學報（人文社會科學版）,2005,（S2）:144-145.

[2]項金枝.環節控制理論在高校教學秘書工作中的應用[J]. 2005,（3）:36-37

[3]荀立波.改進二級學院教學檔案工作的幾點思考[J].蘭臺世界,2008,（9）:45-46.

[4]仇占宏.淺談高校院系教學秘書隊伍的現狀與建設[J].陜西師范大學學報（哲學社會科學版）,2007,（S2）:234-235.