【摘 要】2008年教育部頒布第27號令，首次將“學生類”檔案納入高校檔案工作范疇。由于沒有實施細則，國內學者對“學生類”檔案的解析和如何開展存在很大爭議。筆者認為“檔案工作的最終目的”是提供利用服務，學生產生的檔案材料只要是對學校、學生、社會有利用價值的，都可以看作“學生類”檔案材料。

【關鍵詞】高校 學生 檔案工作 “學生類”檔案

2008年9月教育部和國家檔案局聯合頒布了《高等學校檔案管理辦法》（簡稱：27號令），首次明確將“學生類”檔案納入高校檔案工作的范疇。然而作為法規性、指導性文件，27號令并未頒布其實施細則，只指出“學生類”檔案的歸檔范圍。“學生類”檔案是否就是學生個人檔案，“學生類”檔案工作如何開展？

1.國內學者對 “學生類”檔案解析存在很大分歧

一部分學者認為高校“學生類”檔案僅僅是指學生的個人檔案，也就是高校大一新生進校時由招辦提供的，由學生管理部門或檔案機構暫時管理的，學生畢業后又流轉到用人單位人事部門或是人才交流中心的學生人事檔案；而也有部分學者認為“學生類”檔案要和高校其他檔案一樣要在檔案機構長期保存；還有部分學者認為，“學生類”檔案是由學生的個人檔案和十大類中涉及學生個人資料兩部分組成，其中學生個人檔案是可以理解為暫時保管，但在教學類中，如增加學生登記表、畢業生登記表等。

2.目前絕大部分高校在27號令下發之后，“學生類”檔案管理工作并沒有實質性進展

27號令下發之前，學生檔案一般是指的學生個人檔案，一般是由高校的學生管理部門進行管理，學校檔案機構并不參與管理。27號令頒布之后，“學生類”檔案與其他類十類檔案一同被納入高校檔案實體管理體系。然而，由于27號令并未出臺其實施細則，缺乏實際的、可操作性的措施，再加上學生檔案的產生部門較多，內容又較為復雜，同時高校專職檔案人員數量較少。因此，目前絕大多數高校仍然是由學生管理部門管理學生的個人檔案。而檔案機構并未對“學生類檔案”工作有實質性開展。

什么是“檔案”？自古以來不同的國家、學者對“檔案”具體定義的探討從來沒有停息過。但不同的國家和學者都不約而同地認為，為利用者提供利用服務是檔案的工作的最終目的。國家檔案局局長楊冬權指出“做好檔案的社會服務是檔案工作的根本要求，是檔案工作的永恒的主題”。由此可見，高校學生產生的只要是對學校、學生和社會有利用價值的檔案材料都可以被稱為“學生類”檔案。為新時期指導高校檔案工作的法規性文獻，將“學生類”檔案納入高校檔案工作范疇，這是高校檔案機構“以人為本” 服務學校、學生和社會的重要體現和新時代的要求。

1.“學生類”檔案工作的順利開展，領導的重視和關心是關鍵

“學生類”檔案工作是一個長期過程，僅僅依靠檔案工作人員的努力是不夠的，還需要相關領導給予關心和重視。27號令指出“高校檔案工作由高等學校校長領導”。高校校長要批準“學生類”檔案工作制度，要將“學生類”檔案工作“三納入”、“四同步”，并為“學生類”檔案工作提供充足的人力、物力和財力。

2.“學生類”檔案由高校檔案機構集中統一管理

27號令明確指出“高校檔案機構是保存和提供利用學校檔案的專門機構”。高校檔案機構能更好地收集整理檔案和為利用者服務。一方面，高校檔案機構在實際的工作中更了解學校、學生、社會對“學生類”檔案的需求，可以制訂出比較完善的“學生類”檔案工作制度；另一方面，高校檔案機構工作人員在檔案意識和業務技能方面都普遍高于部門兼職檔案人員。

3.加強對“學生類“檔案的宣傳力度

近年來畢業生回母校查詢個人檔案、補辦學籍檔案等情況非常多。追究其原因，有的畢業生不清楚自己的個人檔案有沒有帶走，或自己或用人單位丟失；還有部分畢業生，檔案丟失后不知道怎么辦，在哪里補辦。可以看出，很多學生和用人單位對學生個人檔案不是很重視。高校應該通過各種渠道宣傳“學生類”檔案的重要性：一方面，對內加強對學生檔案意識教育；另一方面，對外通過高校網站、檔案機構網站宣傳“學生類”檔案的內容、價值、重要性等。

4.關口下移，加強對“學生類”檔案材料的收集和規范管理

“學生類”檔案涉及的學生檔案材料內容廣泛、復雜，需要有高校檔案機構主導，學院各學生工作部門、管理部門共同協助才能做好。專職檔案人員要經常深入相關“學生類”檔案產生部門，督促兼職檔案員做好平時歸檔材料的積累和整理，在歸檔前，逐一進行手把手、面對面的技術指導與服務，針對問題及時提出解決方案，真正做到“關口前移，重心下移”，確保“學生類”檔案歸檔材料規范、齊全、完整。

為學校、學生、社會提供利用服務是開展“學生類”檔案工作的最終目的。高校檔案機構和學者應充分認識到這一點，在實際工作中有意識地、自覺地開展和改進“學生類”檔案工作方法，才能更好為學校、學生、社會服務。

參考文獻:

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